外国人が知っておきたい日本のビジネスマナーとは?

公開日:2023/10/15

外国人にとって日本のビジネスマナーはとても面倒なものや、理解しがたいことがあるようです。日本で働く以上、日本式のビジネスマナーを知っておくことはとても重要で、難しいかもしれませんが理解するが必要です。本記事では外国人が知っておきたい日本のビジネスマナーを紹介いたします。

過程重視?チーム優先?日本式の考え方とは

日本式のビジネスマナーは、海外の人にとって自分の常識とはかけ離れていると感じることもあるようです。仕事では結果が最優先、結果を出すことで評価されるというのが海外では一般的ですが、日本では結果を出せたかということより、その過程を重視することも多いという傾向があります。

ですから目標や課題に対し準備期間を長くとり、確証を得てから実際に動き出すという業務の進め方になるのですが、外国人からすると、なぜそれほど手間をかけるのか理解しづらいこともあるでしょう。

チームでの成果を重要視する

海外では個人が成果を出し会社に貢献するという考え方ですが、日本では個人個人の成果よりもチームでの成果が重要視されます。

チームに属する人員には、リーダーやサブリーダー、マネージャーなどの役割が決められており、個人の効率を考えて動くのではなくチームとしてどうなのか、周囲のことを考え個人が合わせていくという風潮があります。

報・連・相も重要

日本では上司や同僚に対し「報告・連絡・相談」を行うことも重要だとされています。これがいわゆるビジネスマナーの「ホウレンソウ(報連相)」で、日本では組織としてスムーズに仕事を進めるために欠かせないものとなっています。

ストレートにものを言わない

日本人が何を考えているのか分からない、何を言いたいのか理解できないと、外国人が戸惑うことも多いようです。その理由は、日本人がストレートにものを言わず、言いにくいことは遠回しに伝え曖昧な表現を使うこともあげられます。

ビジネスにおいても、自分が思ったことや決まったことに対し、そのまま伝えると角が立ちそうだと思ったら、やんわりとした言い回しで伝えることがあります。外国人ならはっきりと言ったほうが分かりやすい、ショックを受けるような内容で相手が傷ついても、それはビジネスとは関係ないと割り切っているでしょう。

日本式の角が立たない言い回しは人間関係を円滑にできるのですが、外国人も日本で働くならストレートにはっきりものを言うことは、避けたほうが無難かもしれません。

覚えておきたい!基本のビジネスマナー

日本で働く場合に必要なビジネスマナーを紹介いたします。

名刺交換

商談の最初に必ず行われるのが名刺交換ですが、これは第一印象を決めることもあるので、マナーを守って行うことが大切です。交換する際はお互いが立って向かい合いますが、テーブル越しで名刺交換するのはNGです。渡すとき、受け取るときともに、名刺は両手で扱うようにします。

1分遅れても遅刻になる

社内で行う会議、他社への訪問など、時間が決められているなら1分たりとも遅れるのはNGです。

予定よりも早めに行動し、5分~10分前にはその場所に到着しているよう心がけましょう。あまり早すぎるのも迷惑になることがあるので、10分以上前に着くのは避けたほうが無難です。

座る位置は上下関係に応じて

会議室での会議、会食の場など、上下関係によって座る位置が決まっています。社内の目上の人や社外のお客には上座、目下の人や接客する立場であれば下座に座ります。室内だけでなく、自動車に乗る際やエレベーターにも上座・下座があるので注意が必要でしょう。

電話やメールのマナーにも注意

用件だけ伝えればいい、受ければいいと思いがちですが、電話のとり方やメールの書き方にもマナーがあります。

電話対応は明るく、メモや筆記用具を手元に置き対応します。メールは用件だけでなく、あいさつ文・主文・結びのあいさつなど、手紙を書く要領で構成し、分かりやすく書くようにします。

ビジネス上のメールなので、絵文字や話し言葉を使うのはNGです。また、送信する前に誤字脱字がないかしっかりとチェックするのを忘れないようにしましょう。

日本での仕事がつらいと感じたらどうする?

なじめない日本のビジネスマナーに、神経を使い仕事が辛くなるかもしれません。つらいと感じたらそのままにせず、まずは日本で働く外国人の知人などに悩みを相談してみてください。外国人ならではの共通した悩みを持っている人に相談することで、アドバイスをいただけることもあるでしょう。

相談できる窓口もある

日本がうまく話せなくても大丈夫です。母国語で相談できる窓口が厚生労働省にあります。厚生労働省には外国人労働者向けの相談ダイヤルなどがあるので、気軽に利用してみてください。

職場を変えるという方法も

ビジネスマナーはすべての企業に共通するものではありません。今勤務している会社のビジネスマナーが厳しい、なじめないと感じたら思い切ってほかの会社へ転職するのもおすすめです。

まとめ

日本人ならそれが当たり前だと思っているビジネスマナーも、外国人にとっては普通ではなく、なじむことが難しいを感じるかもしれません。しかし、どのようなビジネスマナーでも、企業やそこで働く従業員のプラスになるものなので、外国人でもマナーを守って働くことは十分価値があるはずです。

ですが、働いていくうえで自分にどうしても合わないと感じるのであれば、同じ外国人の知人や相談できる窓口に悩みを相談してみてください。また、ほかの会社への転職を検討してみるのもおすすめです。

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